Polityka prywatności i plików cookies

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem calmepsychoterapia.pl jest Psychoterapia Kinga Pindur-Wysowska, ul. Lipowa 5B/10, 32-050 Skawina, NIP 9442281070, REGON 524576160, dalej: „CALME” lub „Administrator”.
2. Centrum Psychoterapii CALME prowadzi działalność stacjonarną przy ul. Stefana Batorego 4/2, 31-135 Kraków.
3. W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z CALME pod adresem kontakt@calmepsychoterapia.pl, telefonicznie pod numerem 690 260 833 albo listownie na adres działalności Administratora.
4. CALME nie wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych. Punktem kontaktowym w sprawach ochrony danych jest Administrator.

§ 2. Czego dotyczy ta Polityka

1. Polityka dotyczy danych przetwarzanych podczas odwiedzania strony, korzystania z formularza kontaktowego, sprawdzania dostępności i dokonywania rezerwacji Wizyty, realizacji płatności online powiązanej z rezerwacją, ograniczonego pomiaru skuteczności reklamy oraz zarządzania ustawieniami prywatności na stronie.
2. Po wysłaniu rezerwacji dane potrzebne do jej obsługi są przekazywane do wewnętrznego systemu rezerwacyjnego CALME. Nie oznacza to przekazania danych innemu administratorowi - nadal przetwarza je CALME w celu organizacji Wizyty.
3. Polityka nie opisuje późniejszego przebiegu psychoterapii lub konsultacji, dokumentacji prowadzonej przez Specjalistę, wewnętrznych kont użytkowników ani komunikacji i narzędzi służących do prowadzenia Wizyty online. Odpowiednie informacje mogą być przekazywane Pacjentowi odrębnie.

§ 3. Minimalizacja danych

1. CALME zbiera przez stronę wyłącznie dane potrzebne do konkretnego celu i projektuje formularze tak, aby ograniczać zakres informacji do danych organizacyjnych.
2. Do formularza kontaktowego ani formularza rezerwacji nie należy wpisywać diagnoz, historii leczenia, dokumentacji medycznej, szczegółowego opisu stanu zdrowia ani treści dotyczących przebiegu terapii, jeżeli informacje te nie są niezbędne do załatwienia sprawy.
3. Sam fakt rezerwowania konsultacji psychologicznej lub psychoterapii może pośrednio ujawniać informację dotyczącą zdrowia. CALME traktuje takie informacje z podwyższonym poziomem ochrony.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych osobowych

1. Podczas zwykłego korzystania z serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres żądanego zasobu, identyfikatory techniczne oraz logi niezbędne do działania, bezpieczeństwa i ochrony strony.
2. Przy kontakcie przez formularz mogą być przetwarzane dane podane przez użytkownika, w szczególności imię i nazwisko - jeżeli formularz tego wymaga lub użytkownik je poda - adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości.
3. Przy rezerwacji Wizyty mogą być przetwarzane w szczególności: imię i nazwisko Pacjenta lub osoby dokonującej rezerwacji, adres e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, Specjalista, forma Wizyty, data i godzina Wizyty oraz inne dane organizacyjne niezbędne do przyjęcia i obsługi rezerwacji. W przypadku Pacjenta małoletniego mogą być potrzebne także dane rodzica, opiekuna prawnego albo innej osoby uprawnionej do działania w jego imieniu.
4. Standardowy formularz rezerwacji nie wymaga podania adresu zamieszkania lub adresu korespondencyjnego. Jeżeli taki adres albo inne dane rozliczeniowe okażą się niezbędne w konkretnym przypadku, np. z uwagi na żądanie dokumentu rozliczeniowego lub obowiązek prawny, użytkownik zostanie o tym poinformowany przy ich pozyskiwaniu.
5. Jeżeli w procesie rezerwacji udostępniona jest płatność online przez ING Pay, CALME przetwarza dane potrzebne do zainicjowania i rozliczenia płatności, w szczególności kwotę, identyfikator zamówienia lub transakcji, wybraną metodę płatności i status płatności oraz dane wymagane przez operatora dla wykonania transakcji. Dane uwierzytelniające do bankowości elektronicznej, dane karty płatniczej lub inne szczególnie chronione dane płatnicze, jeżeli są wymagane przez wybraną metodę płatności, są podawane po stronie ING Pay lub właściwej instytucji finansowej, a nie w formularzu CALME.
6. Po udzieleniu zgody marketingowej serwis może przetwarzać na potrzeby Google Ads ograniczone dane związane z pomiarem kliknięć prowadzących do ogólnej ścieżki rezerwacji lub kontaktu telefonicznego, w szczególności identyfikatory atrybucji reklamowej (np. gclid, gbraid, wbraid), stan zgody i techniczne dane niezbędne do działania tagu. Dane wpisywane do formularza, szczegóły Wizyty, dane Pacjenta i dane płatnicze nie są przekazywane do Google Ads.
7. Serwis może zapisywać informacje o wyborach prywatności, np. o udzieleniu albo wycofaniu zgody na treści zewnętrzne lub pomiar marketingowy.

§ 5. Cele i podstawy przetwarzania

§ 7. Kto może mieć dostęp do danych

1. W CALME dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonania konkretnego zadania i posiadają odpowiednie upoważnienie, zobowiązanie do poufności albo właściwą podstawę umowną.
2. W niezbędnym zakresie dane związane ze stroną mogą być przetwarzane przez dostawców hostingu, infrastruktury IT, poczty elektronicznej i technicznego utrzymania serwisu. Zgodnie z aktualnym modelem CALME podstawową infrastrukturę hostingu i poczty zapewnia OVHcloud.
3. Dane z formularza rezerwacji trafiają do wewnętrznego systemu rezerwacyjnego CALME, aby możliwe było zapisanie Wizyty, sprawdzenie jej poprawności i dalsza obsługa organizacyjna. Jest to dalsze przetwarzanie przez tego samego Administratora.
4. Jeżeli Klient korzysta z płatności online, odbiorcą danych niezbędnych do realizacji płatności może być ING Bank Śląski S.A. jako dostawca Bramki płatniczej ING Pay oraz podmioty uczestniczące w wykonaniu wybranej metody płatności. Zakres i role stron wynikają z aktualnej usługi oraz właściwych umów i regulaminów płatniczych.
5. Po udzieleniu zgody marketingowej odbiorcą ograniczonych danych technicznych i reklamowych może być Google w związku z działaniem Google Ads i Consent Mode. CALME nie przekazuje w tym celu danych formularza, danych rezerwacji, danych płatniczych ani informacji o przebiegu terapii.
6. Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek albo uprawnienie do takiego ujawnienia wynika z przepisów prawa.

§ 8. Google Maps

1. Mapa lokalizacji CALME stanowi zewnętrzną treść Google i jest ładowana dopiero po wyrażeniu zgody na treści zewnętrzne.
2. Po uruchomieniu mapy przeglądarka użytkownika nawiązuje połączenie z usługami Google. Google może wówczas otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, oraz zapisywać lub odczytywać informacje na urządzeniu zgodnie ze swoimi zasadami.
3. Brak zgody na mapę nie wpływa na możliwość przeglądania podstawowych treści strony, kontaktu z CALME ani dokonania rezerwacji.

§ 9. Google Ads i pomiar działań prowadzących do rezerwacji

1. Jeżeli funkcja jest aktywna, CALME może korzystać z Google Ads do ograniczonego pomiaru skuteczności reklamy. Pomiar jest uruchamiany wyłącznie po udzieleniu zgody marketingowej; brak zgody nie ogranicza możliwości przeglądania strony, kontaktu z CALME ani dokonania rezerwacji.
2. Aktualny model pomiaru dotyczy wyłącznie dozwolonych kliknięć w ogólny link prowadzący do rezerwacji oraz numer telefonu CALME. Nie oznacza to pomiaru dokonania rezerwacji, płatności, odbycia Wizyty ani stanu Pacjenta.
3. CALME nie przekazuje do Google Ads danych wpisywanych do formularza, imienia i nazwiska Pacjenta, wybranej usługi lub Specjalisty, terminu Wizyty, danych płatniczych, treści kontaktu ani informacji o terapii. Nie wykorzystuje w tym celu GA4, Google Signals, enhanced conversions, Customer Match ani eksportu danych z CRM.
4. Po zgodzie mogą być wykorzystywane identyfikatory atrybucji reklamowej, takie jak gclid, gbraid lub wbraid, oraz cookies lub podobne identyfikatory wymagane do pomiaru. Lokalna sesyjna atrybucja tych identyfikatorów jest ograniczona do maksymalnie 30 minut. Cofnięcie zgody powoduje zakończenie dalszego pomiaru i usunięcie dostępnych po stronie serwisu danych atrybucyjnych oraz mechanizmów reklamowych, które mogą zostać usunięte technicznie.

§ 10. ING Pay i płatność online za rezerwację

1. Jeżeli w procesie rezerwacji udostępniona jest płatność online, CALME może korzystać z Bramki płatniczej ING Pay świadczonej przez ING Bank Śląski S.A.
2. W celu zainicjowania i rozliczenia płatności CALME przekazuje wyłącznie dane niezbędne do wykonania tej operacji, w szczególności kwotę, identyfikator zamówienia lub transakcji, wybraną metodę płatności, status płatności oraz inne dane wymagane przez operatora dla danej metody. Zakres danych może różnić się zależnie od wybranej metody płatności. Do ING Pay nie są przekazywane treści terapii ani dokumentacja kliniczna.
3. Po przejściu do bramki użytkownik może korzystać z metod płatności udostępnianych przez ING Pay i podmioty finansowe uczestniczące w realizacji transakcji. Dane wymagane do uwierzytelnienia płatności są podawane bezpośrednio po stronie operatora lub właściwej instytucji finansowej.
4. ING Bank Śląski S.A. informuje, że w ramach własnych procesów może stosować zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie. W przypadku usług rozliczeń lub transakcji Bank może analizować m.in. okoliczności związane z transakcją, a skutkiem automatycznej decyzji może być jej zawieszenie albo odmowa wykonania. Szczegółowe zasady, logika, podstawy prawne oraz prawa osoby w tym zakresie wynikają z aktualnej informacji ING Banku o przetwarzaniu danych osobowych.
5. CALME nie wykorzystuje danych otrzymanych z ING Pay do profilowania Klienta. Powrót użytkownika z bramki nie jest sam w sobie podstawą uznania płatności za skuteczną; CALME rozlicza płatność na podstawie potwierdzonego statusu otrzymanego w ramach integracji płatniczej.

§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. CALME preferuje rozwiązania, w których podstawowa infrastruktura strony i danych znajduje się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Lokalizacja i warunki dostawców są okresowo weryfikowane.
2. Po dobrowolnym uruchomieniu usług globalnego dostawcy, takich jak Google Maps lub Google Ads, może dojść do przetwarzania danych również poza EOG. W takim przypadku transfer powinien odbywać się na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń.

§ 12. Mechanizmy niezbędne do działania strony

1. Serwis może korzystać z plików cookies, pamięci przeglądarki lub podobnych mechanizmów, jeżeli są one niezbędne do prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa, obsługi formularzy albo zapamiętania wyborów prywatności.
2. W zakresie, w jakim zapis lub odczyt informacji jest konieczny do wykonania transmisji albo dostarczenia usługi świadczonej drogą elektroniczną żądanej przez użytkownika, przepisy Prawa komunikacji elektronicznej przewidują wyjątek od obowiązku uzyskania zgody.
3. Mechanizmy niezbędne nie są wykorzystywane do tworzenia profilu zainteresowań użytkownika ani do przekazywania danych Pacjenta w celach reklamowych.

§ 13. Treści zewnętrzne, reklama i zgoda

1. Mechanizmy opcjonalne, które wymagają zapisania lub odczytania informacji z urządzenia użytkownika albo przekazania danych do zewnętrznego dostawcy, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.
2. W serwisie mechanizmy opcjonalne mogą obejmować Google Maps oraz - jeżeli funkcja pomiarowa jest aktywna - Google Ads. Google Ads działa w modelu wymagającym zgody marketingowej: bez takiej zgody tag reklamowy i pomiar kliknięć nie są uruchamiane. Zgoda na mapę i zgoda marketingowa są odrębnymi wyborami i nie są warunkiem dokonania rezerwacji.
3. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie za pomocą ustawień prywatności dostępnych w serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Użytkownik może również zarządzać plikami cookies i innymi mechanizmami w ustawieniach swojej przeglądarki. Zablokowanie mechanizmów niezbędnych może jednak utrudnić działanie niektórych funkcji strony.

§ 14. Jak długo przechowujemy dane

Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo ich dostęp jest ograniczany, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne z uwagi na przepisy prawa, bezpieczeństwo, rozliczenia lub ustalenie, dochodzenie albo obronę roszczeń.

§ 15. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.
2. Jeżeli przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie CALME, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie.
3. Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. Przykładowo prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim dalsze przetwarzanie jest wymagane prawem lub potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
4. Wniosek można przesłać na adres kontakt@calmepsychoterapia.pl. CALME może zweryfikować tożsamość wnioskodawcy w sposób proporcjonalny do ryzyka.
5. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.

§ 16. Rezerwacje dotyczące osób małoletnich

1. Rezerwacji Wizyty dla osoby małoletniej dokonuje co do zasady rodzic, opiekun prawny albo inna osoba odpowiednio umocowana.
2. Strona zbiera tylko dane potrzebne do dokonania rezerwacji i jej organizacyjnej obsługi. Do formularza nie należy wpisywać szczegółowych informacji dotyczących zdrowia, diagnozy, historii leczenia ani przebiegu wcześniejszej terapii, jeżeli nie są one konieczne do rezerwacji.

§ 17. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki

1. CALME stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu, ograniczenie zakresu danych, ochronę infrastruktury i monitorowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa.
2. Polityka jest aktualizowana, gdy zmienia się sposób działania strony, zakres zbieranych danych, dostawca, operator płatności, konfiguracja pomiaru reklamowego, narzędzie zewnętrzne lub stan prawny mający znaczenie dla opisanych procesów.
3. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na calmepsychoterapia.pl wraz z datą obowiązywania. Jeżeli nowa funkcja wymaga zgody użytkownika, nie zostanie uruchomiona na podstawie zgody udzielonej wcześniej na inny cel lub w innym zakresie.